Administracja – dla Uniwersytetu, transparentna, bliska

Nie chciałbym pisać o tym, jak zmieniać administrację. Gdyby ktoś, kiedyś, znalazł uniwersalną prawdę dotyczącą kształtowania administracji – wszyscy podążaliby za jego radami. Pomimo jednak różnych mód w teorii zarządzania, jedynym ich sprawdzianem jest funkcjonowanie konkretnego zespołu ludzi. Zespołu, któremu administracja ma pomóc w realizacji ich celu. Dla naszego Uniwersytetu tym celem jest prowadzenie światowej jakości badań, dydaktyki innowacyjnej, wynikającej z naszych badań oraz współpracy z otoczeniem na gruncie badań. I na tym kończy się teoria uniwersyteckiej administracji. Zarządzanie i współpraca w tym celu z pracownikami administracji powinny służyć tym trzem prostym celom. Wszystko co ponad to, powinno budzić niepokój.

W wielu zakresach życiem Uniwersytetu rządzi rutyna, przyzwyczajenie, czasami pewna bezwładność. Dla sprawności administrowania i działań administracji to składniki zabójcze. Bo dziś Uniwersytet funkcjonuje w stale zmieniającej się rzeczywistości. To, co sprawdzało się dekadę, ba!, kilka lat temu – dziś może być anachronizmem. Prosty przykład – przekonanie, że należy tak kształtować procesy administracyjne, by uprzywilejować pozyskiwanie i obsługę jak największej liczby studentów. Dziś taka polityka administrowania uczelnią jest zabójcza. Potrzebujemy jako uczelnia badawcza nowego podejścia do zarządzania.

Co gorsza, przyzwyczajenie powoduje, że dzisiaj zarządzanie rozumie się bardzo często jako powtarzanie utartych schematów. Ponieważ nie chcemy wprowadzać nowych rozwiązań, zwleka się z nimi do ostatniej chwili. I podejmuje się decyzje w odpowiedzi na bodźce płynące z zewnątrz i tylko w takim stopniu, do którego zmusza nas otoczenie. Zastane struktury funkcjonowania zamykają w sztywne ramy aktywność wykładowców, doktorantów i studentów – ale też pracowników administracji. Tylko, że tak wcale być nie musi!

Jeśli chcemy się rozwijać, musimy wiedzieć, co chcemy jako wspólnota osiągnąć. Musimy to klarownie komunikować wszystkim członkom. I musimy wiedzieć, jak to osiągnąć. A to oznacz, że musimy zwiększyć margines wolności i racjonalności w zarządzaniu. Jeśli uda nam się odrzucić brzemię narastających przez dekady zwyczajów i martwych procedur, mamy szansę uwolnić pracowników od zbędnych aktywności. Działań, które nie wspierają celów strategicznych Uczelni, a jedynie… realizują przyzwyczajenia. By było tak, jak było.

Tymczasem odpowiedź na wyzwanie współczesności to elastyczne zarządzanie. Nowe technologie, ale przede wszystkim ich wykorzystywanie do przyśpieszenia i uproszczenia realizacji procesów zarządczych. Optymalizacja procesów zarządczych, czyli nadanie im kształtu najprostszego, zapewniającego najkrótszą ścieżkę do załatwienia sprawy. Gotowość pracowników administracji na zmiany nie oznacza zagrożenia ich miejsc pracy. Przede wszystkim to danie im czasu na ich rozwój i szansy na ciekawszą pracę, bliższą ich pasjom, odpowiadającą ich potrzebom.

Zarządzanie racjonalne, przewidywalne i uproszczone to także nowe środowisko pracy i kształcenia, to więcej spraw załatwianych bliżej pracownika, to zmniejszenie liczby szczebli zarządzania. Nie każdy dokument musi przechodzić przez całą strukturę zarządczą. Nie wszystko musi podpisywać dziekan, dyrektor, pełnomocnik finansowy wydziału.

Bo nowoczesna administracja opiera się na precyzyjnym rozdzieleniu kompetencji poszczególnych organów uczelni i komórek administracji. Nie uważam, żebyśmy musieli stale naprawiać naszą administrację w rytm nakazów płynących z otoczenia. Nie, powinniśmy być o krok przed wszelkimi zaleceniami i dać pracownikom administracji możliwość pracy w środowisku przewidywalnym, racjonalnym, prostym, wolnym od intryg, spychania odpowiedzialności i budowania lenn administracyjnych.

Prosta, klarowna, efektywna i elastyczna struktura zarządcza to wreszcie odejście od stałego dylematu centralizacji i decentralizacji. Decyzje będą zapadać tam, gdzie ma miejsce realizacja zadań. Dokumenty są przyjmowane najbliżej zdarzeń zarządczych i ekonomicznych. Ścieżka ich biegu jest krótka i transparentna. Decyzje są racjonalne i zgodne ze strategią Uniwersytetu.

Warto w to uwierzyć – administracja może być naszą siłą! Wystarczy chcieć!

2 komentarze do wpisu „Administracja – dla Uniwersytetu, transparentna, bliska”

  1. Nie sposób nie zgodzić się ze słowami zapisanymi w powyższym wpisie. Zwłaszcza z przemyśleniami na temat podejmowania decyzji. Aktualnie sam często doświadczam sytuacji, w których ciężko jest doprosić się o jakiekolwiek decyzję w rożnych sprawach i to na rożnych poziomach organizacyjnych. A przecież zła decyzja jest lepsza od braku decyzji. Natomiast można zaobserwować wiele zamiłowania do stęchłych procedur, które w wielu przypadkach stały się martwymi paradygmatami organizacyjnych służącymi tylko do wzajemnego biczowania się i udowadniania kto w świetle przepisów ma rację.

    • Zdecydowanie, zwłaszcza w czasie kryzysu niezbędne jest podejmowanie decyzji – szybkie, sprawne, odpowiadające na potrzeby danego momentu. Zwlekanie pogłębia bowiem niepewność, rodzi konflikty. Będę jeszcze o tym mówił, ale: tak, im prostsze i bardziej bezpośrednio związane z naszym życiem procedury – tym lepiej.

Możliwość komentowania jest wyłączona.