Tydzień pierwszy. Początki zmian

Trudno podsumować tydzień, który w większości wypełniły pierwsze kroki w budowaniu nowego sposobu funkcjonowania Uniwersytetu. Sporo decyzji kierunkowych, nie zawsze łatwych i przyjemnych, ale w moim odczuciu niezbędnych. Ich celem jest zbudowanie Uniwersytetu skupionego na jakości badań i ściśle z nimi związanej dydaktyki, a także na rozszerzaniu współpracy z otoczeniem. Zadaniem pracowników administracji jest kreatywne wspieranie tych działań, aby stali się ich współautorami. Od inwencji i zaangażowania nauczycieli akademickich zależy, czy uda nam się te cele wypełnić treścią. Naszym zadaniem, zespołu zarządzającego, jest wspierać nasz Uniwersytet – jako całość, jako Wspólnotę – w rozwoju zgodnie z jego strategicznymi celami. To jest zadanie na lata i pewnie nie wszystkie pragnienia uda nam się zaspokoić. Ale idziemy do przodu. Nie ma odwrotu!

  • W poniedziałek spotkanie w sprawie struktury Biura Obsługi Projektów, ciąg dalszy w piątek. Wyzwanie najważniejsze – jak zrealizować wdrożenie, żeby usprawnić system aplikowania i obsługi projektów, nie powodując niepotrzebnego zamieszania?
  • W tym samym dniu wręczenie nominacji dziekańskich dla zespołów z Wydziału Matematyki i Informatyki, Wydziału Nauk Biologicznych i Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii. Silne ekipy, mam ogromną nadzieję na bliską współpracę w zmienianiu naszej Uczelni;
  • Wtorek to przede wszystkim dzień ogłoszenia nowego Regulaminu Organizacyjnego określającego sposób funkcjonowania administracji uczelnianej. W największym skrócie, bo szerzej pisałem o tym i mówiłem w tym samym dniu, chodzi o stworzenie jednego zespołu, spójnego, skoncentrowanego na realizowaniu celów strategicznych Uniwersytetu. Dlatego zdecydowałem się zlikwidować ‚piony’, czyli pełne i wyłączne podporządkowanie poszczególnych zespołów (działów, biur itp) wybranemu członkowi kadry zarządczej (prorektorom, dyrektorom itp.). Niemal cała – z wyjątkiem wynikającym z wyższych przepisów prawa – administracja pod względem organizacyjnym będzie podporządkowana Dyrektorowi Generalnemu (Barbara Starnawska). Mając wiedzę o potrzebach administracji jako całości DG będzie mógł koordynować odpowiednie wsparcie poszczególnych działów. Podporządkowanie merytoryczne, to jest w zakresie nadzoru wykonywanych procesów, w większości nie uległo większej zmianie. Istotniejsze jest to, że członkowie zespołów (działów, biur) podlegają nie tylko osobom nadzorującym procesy wykonywane w ich zespołach (bezpośrednia podległość merytoryczna). W przypadku uruchomienia projektów przebiegających w poprzek różnych działów, za zgodą rektora w wyznaczonym zakresie będą podlegać osobie nadzorującej ten projekt. Stąd prorektor ds badań naukowych może nadzorować bezpośrednio w trakcie realizacji projektów związanych z ewaluacją także członków Działu Finansów czy Działu Nauczania w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do zrealizowania projektu i określone przez rektora. Bo rektor jest zasadniczym przełożonym wszystkich pracowników Uniwersytetu odpowiadając za jego funkcjonowanie. Nie wierzę w wydajność sztywnych struktur. Dlatego w działaniu administracji liczy się dla mnie konkretny cel, który chcemy osiągnąć, nie zaś hierarchia urzędowa. Nie oznacza to, że realizowane dotychczas procesy zostały zniesione, że wszystko wymyślamy od nowa. Nie. Procesy rekrutacji, obsługi studentów, rozliczania finansów i inne przebiegają tak, jak miało to miejsce dotychczas. Kwestora jako osobę kontrolującą poprawność dokumentów księgowych zastąpił obecnie wyłoniony w otwartym konkursie Główny Księgowy (dr Anna Wieczorkowska). Obowiązki dotychczasowego wicekanclerza ds analiz przejmie wkrótce (od 30 września) wyłoniony również w drodze konkursu Dyrektor Finansowy (Aneta Kędzierska-Nowicka). Natomiast wszystkie dokumenty dotyczące problemów organizacyjnych (zakupy, urlopy, potrzeby lokalowe i rekrutacyjne itp) administracji rozpatruje Dyrektor Generalny. To z pewnością nie koniec zmian, ale chciałbym zapewnić, że będziemy je wprowadzać stopniowo, zawsze koncentrując się na wspieraniu, a czasami budzeniu wysokiej jakości pracy administracji. Razem na pewno nam się uda!
  • Powołanie do życia Działu ds Komunikacji zastępującego Biuro Promocji. Dla mnie jedna z ważniejszych, choć może mało medialna – paradoksalnie! – zmiana. Wewnętrzny obieg informacji i kreowanie wizerunku Uniwersytetu to od lat nasza pięta achillesowa. W czasie ostatniego semestru szczególnie zabrakło nam działań w zakresie komunikacji. Zmiany mają doprowadzić do ożywienia tej sfery naszej działalności i dotarcia jak najszerzej z informacją do naszych studentów i pracowników. Tu także na czele zespołu staje kierownik powołany w wyniku konkursu (Tomasz Sikora). Ponadto tworzymy w ramach Działu odrębny Zespół prasowy z Rzecznikiem Uniwersytetu (dr Katarzyna Uczkiewicz), który będzie odpowiedzialny za budowanie naszego wizerunku w otoczeniu Uczelni. Trzymam mocno kciuki, bo bez dobrego obiegu klarownie podanej informacji tak duża instytucja jako Uniwersytet nie może sprawnie funkcjonować;
  • W środę posiedzenie KRUWiO, dyskusja nad sposobem realizowania zadań w ramach Dolnośląskiego Festiwalu Nauki (możliwie dużo zdalnie) oraz organizacją inauguracji (tzw. inauguracja środowiskowa gromadzi wszystkich rektorów, inauguracje na uczelniach tylko z udziałem przewodniczącego KRUWiO). Cieszy deklaracja miasta Wrocławia, które zaproponowało Uniwersytetowi przejęcie popiersia prof. Stanisława Kulczyńskiego, pierwszego rektora polskiego Uniwersytetu Wrocławskiego. Znajdziemy dla niego godne miejsce, bo przy wszystkich kontrowersjach – to jego upór i starania doprowadziły do powstania naszej Uczelni;
  • W czwartek dyskusja z prof. Robertem Olkiewiczem o powstaniu systemu zarządzania substancjami chemicznymi na Uniwersytecie. To ważny temat ze względu na bezpieczeństwo Uniwersytetu. Ale przede wszystkim planowany system powinien ułatwić prowadzenie badań poprzez wprowadzenie cyfrowych narzędzi (dziennik laboratoryjny) skorelowanych z przechowywaniem i prezentowaniem danych wytwarzanych w wyniku eksperymentów (system repozytorium cyfrowego). To narzędzie ma służyć wszystkim, którzy posługują się substancjami chemicznymi, ma powstać we współpracy i dla wszystkich zainteresowanych. Jesteśmy na etapie opisywania systemu przez firmę mającą je wykonać, więc warto – a nawet trzeba! – by zainteresowane wydziały razem z zespołem projektowym nad tym systemem pracowały;
  • Ogłoszenie Zarządzenia dotyczącego funkcjonowania Uniwersytetu w czasie epidemii – zapisy w skrócie są omówione na naszej stronie www, warto tam zajrzeć, jeśli ktoś nie ma ochoty czytać całego zarządzenia. Podstawowe zarzuty – jak dotąd 🙂 – dotyczą przekazania na wydziały decyzji szczegółowych, to znaczy: które konkretnie zajęcia będą zdalne, które hybrydowe, a które stacjonarne. Nie może jednak być inaczej. Mamy ogromnie zróżnicowaną społeczność, z bardzo różnymi typami zajęć, efektami kształcenia, sposobami dochodzenia do tych efektów. Nie da się wydać odgórnie zarządzenia, które ureguluje według jednego schematu, z dala od realiów wydziałów i instytutów, tę materię. Przeciwnie, Zarządzenie ma właśnie uaktywnić dziekanów i dyrektorów, by sprawnie określili najlepsze dla ich studentów sposoby realizacji procesu dydaktycznego – w wyznaczonych ramach. Bo proszę pamiętać, w Zarządzeniu określono wyraźnie – tam, gdzie nie ma szans zmieścić studentów w bezpieczny sposób w pomieszczeniach, wprowadzamy zajęcia zdalne (wykłady). Tam, gdzie studenci będą mogli w swoich grupach brać udział w zajęciach polegających na dyskusji lub realizacji laboratoriów i praktyk – zajęcia przybiorą kształt stacjonarny. Tam, gdzie grupy byłyby zbyt liczne, ale zależy nam na dyskusji między studentami i z prowadzącymi – stosujemy zajęcia hybrydowe. Studenci powinni brać udział przynajmniej w wybranych zajęciach w obiektach Uniwersytetu – po to, by mogli uczyć się niezbędnych umiejętności społecznych, ale też by utrzymać właściwą jakość zajęć. Rozumiem zniecierpliwienie studentów, którzy mogą mieć kłopoty z podjęciem decyzji o wynajmie mieszkania lub o dojeżdżaniu na zajęcia spoza Wrocławia. Zrobię wszystko, by harmonogramy zajęć i wykazy zajęć według sposobu ich realizacji jak najszybciej pojawiały się w ramach wydziałów. O takim sposobie realizowania zajęć mówiłem i pisałem od momentu wyborów, zarządzenie łącznie z datami w nim zawartymi było konsultowane z dziekanami, którzy – jestem pewien – świadomi znaczenia decyzji na pewno szybko opublikują stosowne informacje. No i wychowanie fizyczne – nie, nie będzie musiało być realizowane w obiektach Uniwersytetu, natomiast dopuszczamy taką możliwość. Pracujemy nad tym, by jak najszerzej dopuszczać inne formy aktywności fizycznej jako wystarczające do pozyskania zaliczenia. Ale tak poza wszystkim – warto zadbać o kondycję fizyczną! Na różne sposoby… Dział ds Komunikacji przygotowuje FAQ do zarządzenia i niedługo stosowne odpowiedzi zostaną opublikowane. Tu nie ma łatwych decyzji – z jednej strony musimy dbać o jakość dydaktyki i badań, z drugiej dbać o bezpieczeństwo pracowników. Poprzez liczne konsultacje staraliśmy się wypracować możliwie najlepszy kompromis, ale że nie jest on doskonały – nie trzeba nas specjalnie przekonywać 🙂 ;
  • Spotkanie Komitetu Założycielskiego Forum Rad Uczelni Wyższych – ciekawa inicjatywa z Gdańska, która ma wspierać współpracę między radami, ale też uczelni z radami. Mocno kibicuję i jeśli będę mógł, będę uczestniczył i wspierał. Bo Uniwersytet musi być mocno osadzony w realiach gospodarczych i społecznych – dla naszych studentów i dla naszego własnego rozwoju;
  • Piątek – powrót do Biura Obsługi Projektów. Zapoznajemy się z mapami procesów związanych z obsługą projektów, przygotowanych w Biurze ds Strategii przez p. Izabelę Czmil oraz panią prorektor Patrycję Matusz. Tytaniczna praca, ale efekt przybliża nas coraz bardziej do racjonalizacji obiegu dokumentacji i decyzji w ramach opieki nad prowadzącymi projekty. Ma być prościej, ale bezpiecznie – i skutecznie. Powołanie BOP ma strategiczne znaczenie, bo zewnętrzne finansowanie badań już dziś jest kluczowe dla realizacji zamierzeń naukowych naszych pracowników i nic nie wskazuje na to, by sytuacja mogła się zmienić.

Wiele różnych rzeczy dzieje się obok. Jeśli czegoś nie wymieniłem, to mam nadzieję, że zobaczycie wkrótce dobre efekty tych działań. Mamy dużo do zrobienia i nie ma co ukrywać, że czasami ‚dużo’ słabo oddaje naszą sytuację. Ale – damy radę! Zawsze razem, zawsze wspierając się nawzajem.